תחשבו על זה, המונח הוא אוקסימורון. אי אפשר באמת לנהל זמן. אי אפשר לשלוט בו בשום צורה. כולם מקבלים את אותו מספר שעות ודקות בכל יום.
אף אחד לא יכול לחסוך דקות מיום אחד ולהעביר אותן ל"ביזבוז" ביום אחר, ליצור דקות חדשות או אפילו לקנות שעות נוספות ליום שלו.
אנשים מדברים על זה שהם צריכים "למצוא זמן", הם צריכים להפסיק לחפש. אין שום תוספת של זמן על הרצפה, מחכה שיאספו אותה. עשרים וארבע שעות ביממה, זה הטוב ביותר שכל אחד מאיתנו מקבל. אנחנו לא יכולים לנהל את הזמן שלנו. אז מה כן ניתן לעשות?
נהלו את עצמכם!
אחד הדברים שמפריד בין אנשים שמצליחים לאנשים שהם לא, הוא האופן שבו הם מנצלים את הזמן שלהם. אנשים מצליחים מבינים שזמן הוא המצרך היקר ביותר שלהם.
אם זמן היה משול לתכולה של מזוודה - הרי שלכולנו כמות שווה, ארוזה במזוודות זהות. למרות שהמזוודה של כולם באותו גודל, המצליחים מקבלים תמורה גבוהה יותר על התכולה שלהם. מדוע?
פשוט, כי הם יודעים מה לארוז.
אני משתמש הרבה פעמים בשיטה הבאה, כדי לעזור לי לקבוע את החשיבות וסדרי העדיפויות של משימות, כך שאוכל לנהל את עצמי ביעילות.
זהו תהליך בן שלושה שלבים:
1. דרגו את המשימות במונחים של חשיבות:
קריטי = 5 נקודות
הכרחי = 4 נקודות
חשוב = 3 נקודות
מועיל = 2 נקודות
שולי = נקודה אחת
2. קבעו את דחיפות המשימות (זה יכול להיות בסולם יומי, שבועי, חודשי, רבעוני, שנתי...):
היום = 5 נקודות
ביומיים הבאים = 4 נקודות
השבוע = 3 נקודות
בשבועיים הקרובים = 2 נקודות
עד סוף החודש = נקודה אחת
3. הכפילו את שיעור החשיבות כפול שיעור הדחיפות.
דוגמה: 5 (קריטי) * 4 (ביומיים הבאים) = 20
לאחר חישוב המשקל של כל אחת מהמשימות שרשמתם, הכינו רשימה מעודכנת, כשהפעם רשמו את כל המשימות מהציון הגבוה ביותר ועד הנמוך ביותר.
נקודה חשובה נוספת שיש להביא בחשבון - קל לנו ונוח לבצע משימות מסויימות בשעות או בפרקי זמן מסויימים במהלך היום/שבוע. היזכרו מתי נוח לכם לבצע משימות מסויימות. למשל, לקרוא הסכם כזה או אחר על הבוקר כשמגיעים רעננים למקום עבודה ולא אחרי ארוחת הצהריים. או, לעבור על רשימת מיילים לקראת סוף היום בערב, כשכבר יותר שקט במשרד. נסו להתחשב במידת האפשר כמובן, גם בעניין הנוחות הזה.
כאמור, את הזמן לא ניתן לנהל, אבל כך תוכלו לוודא שיש התאמה בין הפעולות שלכם לבין סדר העדיפויות שקבעתם, ולתכנן נכון עבורכם את היום/שבוע/חודש שלכם.
コメント